Organizzare un evento aziendale natalizio alla perfezione richiede una pianificazione attenta, creatività e una grande attenzione ai dettagli per garantire che sia memorabile e coinvolgente per tutti i partecipanti.
I dipendenti hanno lavorato duramente per raggiungere i risultati che ci si era prefissati a inizio anno e vanno giustamente premiati. Si, ma come fare a trovare una location spettacolare, qualcosa di nuovo e allo stesso tempo far quadrare i conti?
Se sei stato incaricato/a dalla tua azienda per organizzare il party Natalizio quest’anno, abbiamo preparato per te una guida completa per aiutarti a creare un evento aziendale natalizio impeccabile:
1. Definisci l’obiettivo e il budget
- Obiettivo: Decidi cosa vuoi ottenere con l’evento. Può essere un’occasione per migliorare il morale, premiare i dipendenti, rafforzare il team o ringraziare clienti e collaboratori.
- Budget: Stabilire il budget è cruciale per tutte le fasi della pianificazione. Assicurati di includere spese per la location, catering, intrattenimento, regali e decorazioni.
2. Scegli una data e orario adatti
- Cerca di scegliere una data che non coincida con altre festività o vacanze, preferibilmente all’inizio o a metà dicembre. Tieni presente anche gli impegni lavorativi e la possibilità che molti dipendenti vadano in ferie.
- Trovate la data giusta. Molte feste di Natale si svolgono di venerdì, in modo che i dipendenti possano sfruttare appieno il fine settimana per rilassarsi. Negli altri giorni della settimana, la festa di Natale di solito finisce presto, perché la mattina si deve tornare al lavoro. Verificate anche che la data non coincida con il compleanno di un dipendente, in modo che non debba decidere dove andare.
3. Location ideale
- Spazio: Scegli una location che rifletta il tono dell’evento (formale o informale). Potrebbe essere un ristorante, un hotel, un locale esclusivo o persino la sede dell’azienda, a seconda del budget e dell’atmosfera che vuoi creare.Il luogo dovrebbe anche essere adatto al numero di persone che festeggiano. Per garantire il successo della festa di Natale, la location dovrebbe essere un po’ più piccola piuttosto che troppo grande. Prevedete circa 2 persone per metro quadro.
- Accessibilità: Assicurati che sia facilmente raggiungibile per tutti i partecipanti e valuta la possibilità di fornire trasporti o convenzioni con parcheggi.Deve essere facilmente accessibile a tutti. Preferibilmente anche con i mezzi di trasporto pubblico, perché a una festa di Natale si beve molto. Oppure, in base al vostro budget, potreste organizzare un evento natalizio con pernottamento. Il luogo dovrebbe anche essere adatto al numero di persone che festeggiano.
4. Tema e decorazioni
- Tema: Definire un tema renderà l’evento più coeso e coinvolgente. Alcuni temi popolari includono il Natale classico, il “Winter Wonderland”, o persino un tema a colori come bianco e oro o rosso e argento.
- Decorazioni: Create un’atmosfera natalizia accogliente con luci, decorazioni natalizie, alberi di Natale, ghirlande e centrotavola. Assicurati che il design rifletta lo spirito festivo e il tema scelto.
- Le decorazioni sono un must per una festa di Natale. Scegliete un bel duo o trio di colori e decorate l’ingresso e i tavoli con i colori corrispondenti: rosso-oro-verde o rosso e argento sono i grandi classici.
- Se state organizzando una festa di Natale più particolare, perché non usare colori insoliti come il viola e l’oro o il turchese-rosa-verde? oppure i colori del logo aziendale declinato in versione natalizia. Siate creativi e lasciate che i vostri dipendenti si stupiscano di quanto impegno avete messo nel decorare la festa di Natale. Se non siete esperti di decorazioni, la sede o i fornitori esterni vi potranno sicuramente aiutare.
- Una volta che i tavoli e la sala sono stati decorati con luci e decorazioni, non dimenticate l’ingresso (dove non portà mancare un ampio guardaroba) e il percorso verso i bagni. Questo completerà l’allestimento rendendolo davvero speciale.
5. Inviti e comunicazione
- Inviti: Manda gli inviti con largo anticipo. Possono essere digitali o cartacei, a seconda del tono formale o informale dell’evento.
- Promemoria: Invia un promemoria qualche giorno prima dell’evento per assicurarti che tutti abbiano confermato la loro partecipazione.
6. Intrattenimento
- Musica: Puoi optare per un DJ, una band dal vivo o una playlist natalizia curata per mantenere un’atmosfera festiva. Musica dal vivo è sempre un tocco speciale.
- Attività: Organizza giochi o attività come una tombola natalizia, il “Secret Santa”, una lotteria o addirittura un concorso di costumi a tema. Le attività interattive creano un’atmosfera divertente e coinvolgente.
- Fotografo: Un fotografo professionista o un angolo fotografico tematico può essere un modo per catturare i momenti migliori e dare ai partecipanti un ricordo tangibile.
7. Catering
- Cibo: Scegli un menu che accontenti tutti, inclusi opzioni vegetariane, vegane e per chi ha intolleranze alimentari. Può essere un buffet, un servizio al tavolo o finger food per un evento più dinamico. Non fate attendere i vostri ospiti troppo a lungo ma fate preparare finger food che mettono tutti subito di buon umore.
- Bevande: Un open bar con cocktail natalizi può essere un’aggiunta gradita, ma assicurati di avere anche bevande analcoliche e che l’alcol venga servito in modo responsabile.
8. Regali e gadget
- Omaggio: Un piccolo regalo aziendale (come gadget personalizzati o cesti natalizi) può essere un gesto di apprezzamento. Una lotteria a premi, oppure la premiazione ufficiale di qualche concorso aziendale potrebbe svolgersi proprio ora.
- Riconoscimenti: Potrebbe essere l’occasione perfetta per premiare i dipendenti per i risultati ottenuti durante l’anno, con premi personalizzati o riconoscimenti.
9. Discorsi e ringraziamenti
- Pianifica un breve discorso del CEO o dei manager per ringraziare i dipendenti per il loro impegno durante l’anno. È un momento importante per creare un senso di comunità e gratitudine.
10. Logistica e dettagli finali
- Trasporti: Se la location è lontana, organizza navette o convenzioni con taxi per i dipendenti. Di solito a queste feste si beve parecchio e nessuno vuole poi mettersi al volante
- Orari: Definisci bene gli orari dell’evento, incluso quando iniziare e finire l’intrattenimento e i discorsi ufficiali.
- Controllo della partecipazione: Gestisci bene la lista degli invitati e conferma la partecipazione di tutti con anticipo.
11. Dettagli tecnici
- Attrezzature: Assicurati che tutto il necessario per la musica, il microfono per i discorsi e le attrezzature per presentazioni siano pronte e testate prima dell’evento.
12. Feedback post-evento
- Dopo l’evento, chiedi un feedback ai partecipanti per capire cosa è andato bene e cosa si potrebbe migliorare per il futuro.
